Administrar uma empresa de qualquer porte exige disciplina e alguns cuidados para garantir o funcionamento adequado. Mas, gerenciar uma startup pode ser um desafio à parte, que demanda atenção, qualificação e conhecimento.
É claro que alguns empreendedores acabam aprendendo por um método conhecido como “erro e acerto” e ele se resume, basicamente, a ir experimentando o que dá e o que não dá certo na prática. Você pode seguir esse caminho ou, então, buscar formas de encurtar a jornada, indo direto àquelas práticas que já são reconhecidas por funcionarem para outras pessoas.
Isso diz respeito tanto aos seus procedimentos internos, como gestão financeira e contábil, até a gestão do relacionamento com o cliente, com os fornecedores e com o seu público interno, por menor que seja. Portanto, é preciso dar a devida atenção a todos esses aspectos para que a empresa prospere.
Como não queremos desperdiçar o seu tempo, reunimos algumas dicas que consideramos muito úteis em relação a como gerenciar um pequeno negócio. Assim, você pode começar hoje mesmo a implementar medidas que vão ajudar a melhorar a organização do empreendimento e a gerar mais lucro com ele.
Ficou interessado? Então, que tal agora partirmos direto para o que importa? Aproveite a sua leitura e fique atento a cada detalhe!
Como gerenciar uma startup?
Como você já sabe, nós elencamos algumas dicas imperdíveis para você começar a administrar o seu negócio com mais profissionalismo. Então, que tal checar as informações? Aproveite!
Use um sistema de gestão financeira
A gestão da inovação financeira é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Por mais que você tenha estratégias fantásticas e que produza resultados incríveis, tudo isso pode ser afetado e comprometido por uma má gestão financeira. Por isso, é importante adotar um controle rigoroso, antes de qualquer coisa.
Como em pequenos negócios você precisará dar conta de muitos aspectos, a nossa dica de ouro é que você use um sistema de gestão financeira. Isso vai facilitar a sua vida e ainda gerar subsídios para você tomar decisões mais inteligentes, principalmente em relação a corte de custos e priorização de investimentos.
Quanto maior a precisão no registro dos dados do negócio, maior a sua segurança em se basear nesses dados para entender a situação real no empreendimento. Do contrário, você pode enfrentar sérios problemas de fluxo de caixa e até mesmo de manutenção de despesas básicas e indispensáveis para o funcionamento da empresa.
Treine a equipe constantemente
Produtividade e qualidade são duas características bastante visadas em qualquer empresa. Mas você não precisa escolher entre uma ou outra. Você pode ter as duas, desde que treine adequadamente a sua equipe para isso e forneça os recursos necessários para desempenharem um bom papel.
O treinamento é parte fundamental no desenvolvimento de habilidades e competências. Hoje, muito se fala na eficiência na contratação de funcionários, não pelos seus conhecimentos práticos, que podem ser aprendidos, mas pelos comportamentais, que são os mais difíceis de reeducar.
Portanto, o seu papel é escolher as pessoas com as melhores características intrínsecas e investir em cursos, palestras, workshops e oficinas de atualização para prepará-las para trabalhar com o que há de melhor no seu mercado. Esse é o tipo de investimento do qual você dificilmente se arrependerá.
Faça um planejamento estratégico
Não planejar estrategicamente os passos da sua empresa é como assumir que você será um barquinho marejando ao sabor do vento, sem qualquer âncora ou possibilidade de direcionar suas próprias escolhas. Um negócio sem um planejamento estratégico fica à mercê do mercado.
Com isso, se a economia estiver boa, você até alcança bons resultados, mas se ela ficar péssima, você provavelmente colocará a culpa nela por resultados ruins, quando a responsabilidade, na verdade, é sua. Planejar as ações da sua empresa vai fazer com que você esteja melhor preparado para enfrentar essas crises.
O mercado não é estável e você não pode contar com a sorte para fazer sucesso na sua área de atuação. Então, para ganhar do adversário, é preciso ter as melhores jogadas. Você sabe quando é hora de investir na estocagem de produtos? E quando você deveria aproveitar para vender tudo? Só um estudo e um planejamento detalhado podem ajudar com isso.
Tenha um planejamento tributário
Um planejamento tributário condizente com a empresa também é algo que faz toda a diferença em termos de finanças e de adequação à legislação. Existem duas formas de fazer isso:
- estabelecendo um setor interno de contabilidade, que cuidará também da parte tributária, incluindo o planejamento; ou
- terceirizar essa atividade, contratando um consultor ou uma empresa especializada que realize esse trabalho.
Em qualquer um dos casos, é interessante contar com o acompanhamento do profissional que prestará esse serviço. Ao longo do tempo, as necessidades e obrigatoriedades da empresa podem mudar, especialmente em função do crescimento do negócio. Por isso, certifique-se de manter o planejamento tributário sempre atualizado.
Estabeleça uma boa comunicação
Uma das grandes dificuldades de gerenciar um pequeno negócio é que muitas etapas do empreendimento não são consideradas importantes o suficiente. Mas, pense em uma grande companhia: se as pessoas não souberem como se comunicar e serem entendidas dentro desse ambiente, vira um caos. Então, por que isso deixaria de acontecer em uma empresa menor?
É preciso adotar ferramentas de comunicação interna que estimule o engajamento e a participação das equipes. Além disso, é importante desenvolver uma linguagem simples e única, que seja compreendida desde o dono do negócio até o nível operacional e vice-versa.
Outro aspecto fundamental é que as lideranças saibam se comunicar de uma maneira precisa, que saibam se fazer entender e, principalmente, que consigam dar abertura para que os colaboradores também possam se comunicar. Isso é fundamental para uma comunicação de via dupla.
Seja flexível
Flexibilidade é a grande vantagem dos pequenos negócios em relação aos maiores, portanto, use-a a seu favor. Não adianta ser uma pequena empresa e deixar de aproveitar a sua capacidade de adaptação para ficar fazendo jogo duro no mercado.
Então, se você pode humanizar o atendimento e torná-lo mais próximo das pessoas, faça; se você pude mudar horários, mude; se você pode estender um prazo de pagamento para fechar uma negociação, estenda. É claro que todas essas decisões precisam ser bem avaliadas para não comprometer o desempenho do negócio, mas se você pode usar esses aspectos para se diferenciar, ponto para você!
Observe os concorrentes
Gerenciar um pequeno negócio é quase como administrar uma grande corporação: você precisa ficar de olho na concorrência. É normal que alguns players do mercado estejam um passo adiante em relação a você e isso pode ser um bom sinal para revisitar seus métodos de gestão, beneficiando o seu próprio crescimento.
Você pode buscar saber o que é que o seu concorrente está oferecendo e por que isso é melhor do que as suas soluções. Talvez ele tenha um sistema mais eficiente de estoque que agilize a entrega ou a disponibilidade de mercadorias para o cliente, talvez o atendimento seja melhor. Em qualquer um dos casos, é uma oportunidade de melhoria.
Mas, atenção: a ideia não é copiar o seu concorrente e sim analisar o seu desempenho a partir do dele. Toda perda de espaço e competitividade é um gargalo que a sua empresa não preencheu, assim, você pode melhorar esse aspecto e fortalecer a sua marca, entendeu?
Faça um bom gerenciamento contábil
O gerenciamento contábil é uma das peças-chave na hora de administrar uma empresa de qualquer tamanho. Ao começar um empreendimento, é preciso ter em mente que o objetivo é fazer com que o negócio tenha lucro. No entanto, para que isso aconteça, o mínimo que se espera é um controle efetivo sobre os custos.
Em outras palavras, podemos dizer que os desembolsos são inevitáveis em uma empresa de qualquer porte. Mas, ao mesmo tempo, não há por que ficar arcando com despesas desnecessárias ou abusivas. E como você vai saber quando isso acontecer? Através do departamento de contabilidade!
É ele quem fica responsável por levantar todas as contas da empresa, registrar tudo o que entra e o que sai, calcular impostos, analisar qual é o melhor enquadramento tributário para o negócio, quando pagar os tributos e assim por diante. Além disso, eles também fazem a abertura e o fechamento do empreendimento, caso venha a acontecer.
Com todos as demonstrações e relatórios contábeis produzidos pelos profissionais de contabilidade, os gestores têm em mãos informações riquíssimas para tomar as melhores decisões para a empresa. É assim que eles sabem se tem dinheiro disponível para investir, se houve alguma fraude ou desvio de dinheiro, quais são os setores que estão tendo custos maiores e assim por diante.
Aí, fica muito mais simples saber o que fazer, né?
Como fazer uma gestão contábil eficiente?
Para que a gestão contábil seja mesmo eficiente existem muitos, muitos aspectos a serem considerados. Mas como não queremos encher a sua cabeça que não serão relevantes em um primeiro momento, decidimos eleger as dicas mais importantes para quem está tentando gerenciar um pequeno negócio. Quer conferir? Então, olha só!
Invista em tecnologia
A contabilidade pode muito bem ser feita na ponta do lápis, como era na época da sua avó. Ela vai ser certeira como em qualquer outro método, no entanto, pode não ser tão ágil e nem tão conveniente assim, já que atrasa um pouco a análise de dados para a tomada de decisão, certo?
Para contornar esse problema, nossa indicação é que você adote a tecnologia como aliada. Se você não for um gênio tecnológico e nem um expert no negócio, não tem problema, porque sempre tem como começar aos poucos.
Algumas pessoas são familiarizadas com planilhas no Excel, por exemplo, e consegue visualizar dados e informações de forma muito mais clara através delas. Se esse for o seu caso, é possível fazer um controle completo por lá, apesar de não ser tão intuitivo e limitar um pouco os recursos.
Já se você aderiu à tecnologia no seu dia a dia e faz praticamente tudo pelo seu celular, gosta de acessar as informações de qualquer lugar e não tem dificuldade para inserir dados desse modo, existe uma gama enorme de aplicativos de contabilidade que vão ajudar nessa gestão. Então, que tal inovar nos processos?
A parte boa de ser um pequeno negócio é que você não tem um volume tão grande de dados como as grandes corporações, então, dependendo do seu caso, é possível fazer tudo pelos apps. As versões pagas costumam ser mais completas e seguras, portanto, recomendamos que você estude as alternativas.
Outra possibilidade são os softwares de computador, muito mais robustos e até fáceis de visualizar, com interfaces intuitivas, vários recursos, filtros e dashboards que permitem emitir relatórios para quase tudo. E muitos deles podem ser integrados a outras ferramentas.
Adotar um sistema integrado de gestão é uma ótima medida para gerenciar todos os aspectos de uma empresa. Por meio deles, você consegue reunir todas as informações relevantes em um único lugar, evitando retrabalhos e falhas humanas, caso ele tenha funções automatizadas.
Estabeleça indicadores de desempenho
Aqui está outro aspecto fundamental de uma gestão contábil eficiente: os indicadores de desempenho. Se tem uma coisa que a contabilidade não é, é subjetiva. Ela trabalha com dados reais e, principalmente, que podem ser comprovados. Além disso, seu foco está constantemente no controle sobre as informações da empresa.
Então, não é difícil supor que a melhor alternativa para mensurar tudo isso e entender se o desempenho do negócio é bom ou ruim é por meio de indicadores, certo? Quando falamos na adoção de métricas e no acompanhamento desses valores, muita gente acha difícil e complicado. Mas a verdade é que para gerenciar um pequeno negócio, é indispensável contar com a ajuda desses marcos.
É por meio dele que você vai identificar se a empresa conseguiu bater suas metas, por exemplo, como:
- reduzir os custos com o consumo de água e energia elétrica em 10%;
- aumentar em 5% os investimentos em tecnologia;
- zerar as multas decorrentes de atraso no pagamento de contas do negócio.
Tudo bem, esses podem ser exemplos bem simples de adotar indicadores que sequer exigem grandes cálculos, mas pense no quanto isso pode contribuir quando aplicados a fatores que realmente fazem a diferença no negócio.
Conte com o auxílio de uma consultoria
Gerenciar um pequeno negócio pode ser exaustivo. Quanto menor uma empresa, menos recursos ela tende a ter, isso vale tanto para dinheiro quanto para mão de obra especializada. Por isso, pequenas empresas não dispõem de muita infraestrutura ou equipes direcionadas para atividades específicas.
São poucos funcionários dando conta de uma carga enorme de trabalho. E isso ainda se multiplica quando se trata do gestor. Dar conta de tudo é um desafio bem grande e que pode se tornar um verdadeiro caos caso você tente dominar áreas sobre as quais você sequer tem conhecimento.
Por isso, nossa próxima dica para uma gestão contábil eficiente é contar com o auxílio de uma consultoria especializada. Essa é uma solução atrativa, visto que sai muito mais barato do que manter uma equipe contábil interna e até mesmo mais acessível do que terceirizar a contabilidade integralmente.
Dessa maneira, você vai ter alguém acompanhando as atividades da empresa e sugerindo as medidas que devem ser tomadas frente a cada situação. Daí em diante as decisões são com você, que estará muito mais tranquilo para olhar para os cenários e contar com o seu conhecimento (de gestão, e não de contabilidade) para escolher o que fazer.
Você evita de se sobrecarregar com tarefas e conceitos que não domina, economiza dinheiro e isso tudo sem abrir mão de tomar as melhores decisões. É uma vantagem e tanto, hein?
Abertura de empresa
O primeiro e talvez mais importante passo para a oficialização de uma empresa é torná-la real no universo jurídico, ou seja, ela precisa ser legalizada. É assim que uma ideia presente em um papel ganha forma em um mundo físico por meio da constituição do negócio.
Mas esse processo pode ser bastante burocrático e chato, especialmente para quem não é da área. A grande sacada é que os nossos profissionais acompanham toda a operação e facilitam um monte essa etapa. Eles conferem a legislação do município, do estado e do país, além de adequarem o tipo de empresa que vai ser regularizada.
Isso tudo ajuda a evitar erros e retrabalhos que podem tornar a abertura ainda mais lenta, como equívocos:
- da definição dos códigos CNAE;
- na escolha da natureza jurídica;
- na definição do porte da empresa;
- na escolha do regime tributário.
Gestão de folha de pagamento
As obrigações trabalhistas também podem ser difíceis de entender para quem não tem prática e não está sempre em contato com a legislação. Assim, nós podemos orientar e auxiliar você com tudo o que precisa ser cumprido todos os meses.
Você sofre para fazer alguma das atividades a seguir?
- apurar e emitir contracheques;
- calcular os pró-labores e recibos do proprietário;
- emitir as guias de INSS, FGTS e IRRF;
- processar a folha de pagamento, com 13º e férias;
- emitir os relatórios para o Fisco trabalhista;
- processar os documentos de admissão e rescisão;
- preencher o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Processo de gestão contábil
A contabilidade gerencial é um diferencial competitivo importante, que reúne técnicas e procedimentos que fornecem informações estratégicas para a tomada de decisão dos gestores. Assim, você pode fazer as melhores escolhas para o negócio.
Pensando nisso, nós fornecemos todas as informações baseadas em uma análise combinada das demonstrações contábeis, com a contabilidade financeira e de custos. Dessa forma, você obtém uma visão mais ampla das empresas antes mesmo de começar a interpretar dados isolados.
Isso é especialmente valioso para a definição de objetivos e metas empresariais. Mas também pode ser aplicado para fazer análises de mercado, já que você pode usar dados de mais empresas do mesmo setor para comparar com os seus resultados.
É um caminho relevante para analisar previsões e tendências, se antecipando a um futuro que para muitos pode ser incerto. Assim, uma contabilidade com foco gerencial ajuda tanto na rotina de controle de custos e operações, quanto ajuda o gestor a tomar decisões a partir de informações gerenciais.
Planejamento e gestão tributária
Os livros contábeis da empresa têm ligação direta com a cobrança de tributos, por exemplo. Assim, caso os demonstrativos sejam preenchidos errado ou não sejam conferidos, a empresa pode vir a ter problema. Além disso, é importante que haja um planejamento e uma gestão tributária eficiente.
Nesse ponto, a Amanda Tauil pode ajudar com:
- os Demonstrativos do Resultado do Exercício (DRE);
- o registro de apuração dos impostos;
- os balancetes;
- o Balanço Patrimonial;
- as conciliações bancárias e assim por diante.
Uma das maiores obrigações que a contabilidade tem é de cuidar da escrituração contábil. Isso significa ser responsável pelos livros fiscais da empresa, registrando as movimentações financeiras, preenchendo demonstrativos e outros documentos importantes e fazendo controles essenciais. Algumas dessas tarefas envolvem:
O tipo da empresa também influencia, já que algumas obrigações se aplicam para alguns modelos, mas para outros não. Sendo assim, nós podemos ajudar você a reduzir as cargas tributárias do negócio, tudo absolutamente de acordo com a lei.
E se você tem medo de se complicar com o Fisco, saiba que nós também ajudamos a manter a emissão das guias de impostos em dia. Isso vale para o ISS e o ICMS, por exemplo.
Como você viu até aqui, gerenciar um pequeno negócio não é tarefa fácil. Por isso, é importante manter tudo sob controle e não hesitar em pedir ajuda. Desse modo, você constrói uma administração consistente e digna de um empreendimento escalável.
A nossa principal missão é simplificar a sua vida, integrando operações contábeis e financeiras do negócio e juntar tudo isso a soluções tecnológicas. Assim, você tem mais tempo livre para dedicar ao que você realmente gosta e entende.
Então, agora que você já está por dentro de tudo e já sabe como gerenciar pequenos negócios, que tal dar o próximo passo para tornar o dia a dia mais fácil e eficiente?
A AMANDA TAUIIL CONTABILIDADE é um escritório de contabilidade digital no estado de São Paulo, que ajuda você em todos os processos contábeis da sua empresa, e tudo sem precisar sair de casa ou do seu escritório.
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