Os erros na emissão de notas fiscais podem ser comuns e causar problemas para as empresas. Por isso, é importante estar ciente dessas falhas e adotar estratégias para evitá-las. No blog da Amanda Tauil Contabilidade, abordaremos os quatro erros mais comuns na emissão de notas fiscais e como superá-los.
1. Preenchimento incorreto das informações
O preenchimento manual das notas fiscais pode ser trabalhoso e é nesse momento que erros podem acontecer devido a falhas humanas e falta de atenção. Para evitar equívocos desse tipo, é fundamental investir em tecnologia adequada, como um sistema de emissão de notas fiscais automatizado e preciso. Essa solução reduzirá significativamente os erros e proporcionará mais eficiência ao processo de emissão.
2. Seleção do tipo errado de nota fiscal
Muitas pessoas desconhecem que existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma destinada a atividades específicas com diferentes obrigações fiscais. É fundamental verificar cuidadosamente qual modelo de nota fiscal se adequa à atividade realizada antes de preenchê-la. Essa atenção prévia evitará problemas futuros com os órgãos fiscalizadores e garantirá a correta tributação dos produtos ou serviços
3. Consolidar várias vendas em uma única nota fiscal
Agrupar várias vendas em uma única nota fiscal pode parecer uma forma de simplificar o processo, mas isso aumenta consideravelmente o risco de erros tanto no preenchimento quanto no cálculo dos impostos. Recomenda-se emitir uma nota fiscal para cada transação separadamente, mesmo que isso demande um pouco mais de tempo e esforço. Essa prática garantirá maior precisão nas informações e facilitará a identificação de possíveis erros futuros.
4. Confundir a nota fiscal com o DANFE
É comum ocorrer confusão entre a nota fiscal e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). O DANFE é apenas um resumo da nota fiscal, enviado ao cliente junto com o produto, mas não possui validade jurídica. É importante ter ciência dessa diferença e evitar trocar os documentos, enviando a nota fiscal ao cliente e arquivando o DANFE. Ambos devem ser emitidos corretamente para evitar problemas legais futuros.
Como agir em caso de erro na nota fiscal?
Se ocorrer um erro na emissão da nota fiscal, o primeiro passo é identificar o problema. Para erros simples, o sistema utilizado para emitir a nota pode oferecer a opção de correção. Basta localizar a nota em questão, selecionar a opção de correção, inserir os dados corretos e enviar.
No entanto, essa opção é válida apenas para pequenos erros. Em casos mais complexos, a solução é cancelar a nota fiscal dentro do prazo de 24 horas após a emissão e antes do envio do pedido. Após esse período, é possível utilizar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), um documento específico para corrigir erros na emissão de notas fiscais. É importante lembrar que o prazo para emitir a CC-e é de 30 dias após a emissão da nota fiscal.
Ao evitar esses erros comuns na emissão de notas fiscais e adotar medidas corretivas adequadas, a empresa estará mais preparada para garantir a conformidade fiscal, evitar penalidades e manter um bom relacionamento com seus clientes. Se necessário, consulte sempre um profissional contábil para obter orientações precisas e atualizadas sobre a emissão de notas fiscais.
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